Folge 04: Die besten Tools für mehr Produktivität

Für Freelancer und selbständige aber auch für alle anderen in der kreativ Branche gibt es diverse Aufgaben, die richtige Zeitfresser sind. Der Einsatz von einigen Tools und Organisationssystemen kann in solchen Fällen sehr hilfreich sein. So kann man sich wieder auf das fokussieren was man eigentlich gerne macht und hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Auch gibt es Aufgaben die zwar Spass machen aber Zeitaufwändig sind. Auch für diese gibt es Möglichkeiten den Workflow zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Es geht nicht darum härter und mehr zu arbeiten sondern schlauer zu arbeiten!
 Folge_4
Die Vorbereitungen für diesen Podcast schreibe ich zurzeit gerade in Evernote, deshalb musste dieses App auf meine Liste. Aber ganz ehrlich, ich liebe Evernote. Es ist unwahrscheinlich praktisch da dieses App immer synchronisiert ist, das heisst ich kann in Evernote im Zug arbeiten, in der Mittagspause und dann wieder zuhause und immer sind alle Dokumente auf dem aktuellen Stand. Zudem kann man auch voice memos, Fotos und Erinnerungen zu den Notizen hinzufügen.
Google Keep / Google Notizen
Im Vergleich zum Evernote verwende ich Google Keep wie ein virtuelles Pin Board. Neben ganz wichtigen einzelnen Post-its erstelle ich vor allem gerne To-Do listen in verschiedenen Farben für unterschiedliche Bereiche. So ist Blau für Podcast Aufgaben, Pink für Persönliche To-Dos, Violett für mein Illustrations Business usw. So sehe ich direkt was in welche Bereichen noch wieviel erledigt werden muss.
Jetzt kommt ein Produkt, welches in meinem „Offline-Leben“ noch niemand kannte. Wenn ich es versuche zu erklären sind die meisten skeptisch. Es geht um die Produkte von Four Sigmatic genauer gesagt um den „Mushroom Coffee“. Ich bin durch Tim Ferris, Bestseller Autor unteranderem des Buches Die 4-Stunden-Woche, auf Four Sigmatic gestossen.
Dieser “Mushroom Coffee” mit dem Chaga-Pilz unterstützt die Nebennieren, regt zu mentaler Höchstleistung an und stärkt das Immunsystem. Pilzkaffee enthält auch deutlich weniger Säure, was den Magen schont und so zB. Sodbrennen und sonstigen unangenehmen Magenproblemen vorbeugt. Bisher habe ich den Mushroom Coffee Mix  und den Mushroom Hot Cacao Mix probiert und bin begeistert.

 

Für alle die noch nicht überzeugt sind; in den letzten Monaten habe ich noch eine weitere Alternative zu Kaffe ausprobiert. Und zwar koawach. Im Vergleich zu Four Sigmatic sind die Produkte einiges günstiger und ebenfalls sehr gut und wirksam. Es sind leckere Trinkschokoladen, die wach machen. Sie bestehen aus Fairtrade Kakao mit belebendem Guarana und je nach Geschmack auch mit Gewürzen abgeschmeckt. Mein Favorit ist die Variante mit Zimt und Kardamom, weitere Geschmacksrichtungen sind Orange, Vanille, Pfefferminze erhältlich. Ich hole meinen Vorrat an Koawach im deutschen Drogeriemarkt DM oder bestelle sie online.

 

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Ich arbeite nicht sehr gerne in absoluter Stille und gute Musik oder Hörbücher gehören für mich absolut dazu um fokussiert zu bleiben. Und Spotify ist für mich der absolut beste Anbieter im Bereich Musik.
Jeden Montag freue ich auf die „Weekly-Discover“-Playlist. Das ist eine spezielle Kollektion zusammengestellt aus Songs, die genau meinem Musikgeschmack entsprechen, welche ich aber noch nicht kenne.
Andere gute Playlisten die sporadisch auftauchen und total spass machen, sind die “Jahr im Rückblick” Playlist und die Zeitkapsel Playlist. Bei dieser wird Music gesammelt, die in meiner Jugend aktuell war, abgestimmt auf das Geburtsdatum und den heutigen Musikgeschmack. Wirklich lustig was der Algorithmus von Spotify da raus spuckt😀

 

Ich gebe zu ich bin ein grosses Fan-Girl des US Verlags Chronicle Books und als ich letzten Sommer in San Francisco war musste ich einfach den Verlag bzw. den kleinen „Chronicle Books-Store“ besuchen. Ich liebe einfach die Designs und die Art Produkte, die dieser Verlag heraus gibt. Ich habe mir dort das Make-it happen Workbook geholt. Es ist ein Zeitmanagement  tool, eine To-do-Liste und Produktivitäts-Tracker in einem hübschen Büchlein zusammengefasst. Ich benutze es gezielt an Tagen, die voll gestopft sind mit Aufgaben. Ich wähle mir dann die Seiten aus, die am passendsten ist für das Projekt und kann mir so einen Überblick verschaffen und einen Pan erstellen wie das Ganze am Besten zu bewältigen ist.

 

Ich bin echt kein Fan von Papierkrams und schon gar nicht von Excel-Tabellen, aber es gehört nun mal dazu…dachte ich bis ich Freshbooks kennenlernte. Freshbooks ist eine Cloud-Buchhaltungs-Software, die dem ganz simplen und schön designen Interface überzeugt und die ich seit letztem Jahr nicht mehr missen möchte.
Ich hatte zuvor die Adressen meiner Kunden in Excel-Tabellen und die Offerten in einem Indesign Dokument und die Kalkulation habe ich wie Inder Steinzeit mit einem Taschenrechner gemacht. Dasselbe mit Rechnungen. Zudem habe ich zum Teil Offerten und Rechnungen geschickt und nix mehr gehört und da fragt man sich natürlich hat der Kunde die Dokumente überhaupt bekommen hat.
Dann hatte ich Mühe den Überblick über die gearbeitet Stunden zu bewahren. Und bezüglich den Quittungen meiner Ausgaben fange ich gar nicht erst an.
Freshbooks hilft bei all diesen Problemen. Ich habe darin eine Kundenkartei, vor-designte Offerten und Rechnungen, Zeit-Tracker verknüpft mit dem jeweiligen Kunden, Tracker die einem anzeigen ob der Kunde die Rechnung/Offerte angeschaut hat, er kann diese dann auch bestätigen oder ablehnen und die Ausgaben können alle ordentlich mit gescannter Quittung erfasst werden.
Das beste; alle diese Funktionen hat man natürlich mit dem App auch zur verfügung, eine Offerte kann ich also schnell und unkompliziert unterwegs versenden.
Monatlich sieht man genau wieviel man eingenommen hat und wieviel man verdient hat und ende jähr wenn die Jahres-Schlussrechnung ansteht, hat man die Einnahmen, durch die Rechnungen auf einen Blick. Diese Zahlen kann ich dann als Excel-Dokument herunter laden und gleich meinem Steuermenschen senden. Erledigt, ohne das ganze Jahr je ein Excel-Tabellen aufgemacht zu haben!
Das Interface ist auf Englisch aber die Währung kann man ohne Probleme auf CHF ändern.
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Bei Produktivität geht es ja nicht nur darum effizient zu arbeiten sondern auch effizient zu ruhen. Diverse Studien belegen, dass Meditation viele Positive Effekte hat. Unteranderem im Bezug auf Stressreduktion, positive Auswirkungen auf das Gehirn
Das App Headspace hat hat ein so schönes verspieltes design und viele hübsche Animationen, dass eine Freude ist es zu benutzen. Zudem ist alles sehr klar und gut erklärt und das Gefühl, welches einem das App vermittelt ist ganz und gar nicht esoterisch und dafür bin ich echt dankbar.
Die geführten Meditationen auf Headspace gibt es nur auf Englisch, soweit ich weiss. Es gibt aber einige Alternativen; zum Bsp. Insight Timer und 7Mind.
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2 Kommentare zu „Folge 04: Die besten Tools für mehr Produktivität

  1. Keep nutze ich selbst schon einige Zeit, koawach und Headspace werde ich bei Gelegenheit mal ausprobieren – danke für die Tipps 😉

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    1. Lieber Eric, viel Spass beim ausprobieren und vielen Dank fürs Lesen!

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